Avis de confidentialité pour l’utilisation de HubSpot

Avis de confidentialité de Sharp Electronics GmbH
Dernière mise à jour : septembre 2021

 

1. Introduction

Chez Sharp Electronics GmbH (« nous », « Sharp »), nous prenons la protection de vos données à caractère personnel au sérieux. Dans cette politique de protection des données à caractère personnel, nous nous présentons en tant que responsable du traitement et nous expliquons quelles sont les données que nous collectons sur nos sites Web, comment et pourquoi nous les collectons et quels sont vos droits dans la gestion de ces données.
En notre qualité d’organisation responsable, nous avons pris de nombreuses mesures techniques et organisationnelles pour garantir que toutes les données à caractère personnel (comme le nom, l’adresse, l'adresse électronique, le numéro de téléphone) traitées par l’entremise de ce site Web sont protégées au maximum afin de satisfaire au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux prescriptions nationales en la matière. Une protection absolue ne peut toutefois pas être garantie, étant donné que la sécurité d’un transfert des données par Internet n’est, en principe, pas sans faille. C’est pourquoi chaque personne concernée reste libre de nous fournir ses données à caractère personnel autrement, par exemple par téléphone.

Section A) Sharp en tant que responsable du traitement des données

Section B) Pourquoi et comment nous utilisons vos données

Section C) Vos droits relatifs au contrôle des données

Section A) Sharp en tant que responsable du traitement des données

2. Nom et adresse du responsable du traitement des données

Le responsable du traitement des données dans le cadre de la relation contractuelle et de l’utilisation du CRM du fournisseur HubSpot, Inc :
Sharp Electronics GmbH, Energy Solutions; Nagelsweg 33-35 20097 Hambourg, Allemagne
Téléphone : +49-(0)40-2376-0
e-mail: datenschutz.seg@sharp.eu
Responsable du traitement des données à caractère personnel via le site Web https://www.hubspot.de/:
HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141 USA
e-mail : hubspotgermany@hubspot.com
Téléphone : +1 888 HUBSPOT. (+1 888 482 7768)
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel par Sharp

 

2.1 Contact pour les questions de protection des données

Pour toute question relative à la protection des données, veuillez contacter :
e-mail : dschott@intersoft-consulting.de 

Section B) Pourquoi et comment nous utilisons vos données

3. Collecte de données à caractère personnel dans HubSpot CRM

Nous collectons des données à caractère personnel lorsque vous achetez nos produits ou nos services, nous contactez directement ou visitez notre site Web www.sharp.de.

Nous collectons les types suivants de données dans notre HubSpot CRM :


Données relatives au contrat : toutes les données collectées dans le cadre de l’établissement, de l’exécution et de la résiliation du contrat.


Données à caractère personnel clés/données de contact : informations qui nous permettent de vous contacter, comme votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse postale liés à votre compte, commande ou requête.


Abonnement à la newsletter et objections publicitaires
Données relatives à vos demandes de renseignements ou à vos plaintes

4. Cookies sur HubSpot.com

Le site Web www.hubspot.com utilise des « cookies » et des technologies similaires pour fournir des services et enregistrer des informations. Les cookies sont des fichiers texte stockés sur un ordinateur par l’entremise d’un navigateur Internet.


De nombreux sites et serveurs Web utilisent des cookies. Les cookies contiennent ce qu’on appelle un cookie-ID, qui est un identifiant unique du cookie. Cet ID est composé d’une série de caractères permettant d’attribuer des sites et des serveurs Web au navigateur Internet où le cookie est stocké. Les sites et serveurs Web visités peuvent ainsi distinguer le navigateur individuel de l’utilisateur d’autres navigateurs utilisant d’autres cookies. Un navigateur spécifique peut être reconnu et identifié à l’aide du cookie-ID unique.


L’utilisation des cookies permet à HubSpot d’offrir des services et un contenu pertinents, d’analyser les performances du site Web et de suivre le comportement des utilisateurs afin d’adapter le site Web en conséquence.


Les pages suivantes contiennent des informations détaillées sur les cookies utilisés sur hubspot.com et leurs objectifs pertinents.


https://knowledge.hubspot.com/reports/what-cookies-does-hubspot-set-in-a-visitor-s-browser

Vous pouvez trouver plus d’informations sur notre utilisation des cookies sur notre site web et sur la façon dont vous pouvez gérer vos paramètres de cookies dans notre Politique en matière de cookies 

Vous pouvez décider d’accepter ou non les cookies de HubSpot. Vous pouvez modifier vos paramètres de cookies en cliquant sur les liens d’exclusion dans la politique en matière de cookies.

5. Nous contacter par e-mail ou par formulaire de contact

Si vous nous contactez par e-mail ou au moyen d’un formulaire de contact sur notre site Web www.sharp.de, les données que vous fournissez (votre adresse e-mail, votre nom et votre numéro de téléphone le cas échéant) sont enregistrées par nos soins afin de répondre à votre demande. Si nous demandons via notre formulaire de contact des informations qui ne sont pas nécessaires à la prise de contact, elles sont toujours mentionnées comme facultatives. Ces informations apportent des précisions à votre demande et nous aident à mieux la traiter. Ces informations sont fournies entièrement sur une base volontaire et avec votre consentement, art. 6, section 1, clause 1, alinéa a du RGPD. S’il s’agit d’informations sur des canaux de communication (par exemple, adresse e-mail, numéro de téléphone), vous consentez également à ce que nous vous contactions via ces canaux de communication afin de répondre à votre demande. Vous pouvez bien entendu révoquer ce consentement à tout moment avec effet pour l’avenir. Cela n’affecte pas la légalité du traitement des données avant la révocation du consentement. Si votre demande est liée à une relation contractuelle, la base juridique du traitement des données est l’art. 6, section 1, clause 1, alinéa b du RGPD.


Lorsque nous n’avons plus besoin de les conserver, les données collectées à cette fin sont soit supprimées, soit, s’il existe des obligations légales de conservation, leur traitement est limité.

6. Base juridique du traitement

Nous ne collectons que les données à caractère personnel absolument nécessaires pour respecter nos obligations légales ou commerciales et la prestation de services. Dans certains cas, la fourniture de données à caractère personnel peut être en partie légalement obligatoire (par exemple en vertu de la réglementation fiscale) ou nécessaire dans le cadre de négociations contractuelles. La non-fourniture des données à caractère personnel aurait pour conséquence l’impossibilité de conclure le contrat conclu avec la personne concernée ou l’impossibilité de lui fournir ce service.


Nous décrivons ci-dessous :

  • les objectifs pour lesquels nous collectons les données à caractère personnel ;
  • les catégories de données à caractère personnel que nous traitons pour atteindre ces objectifs ;
  • la base juridique qui nous permet de traiter vos données à caractère personnel ; et
  • la durée de conservation de vos données à caractère personnel.

Objectif du traitement

Catégories de données traitées

Base juridique du traitement

Durée de conservation des données

Pour fournir nos services

Données à caractère personnel essentielles, données de contact, données relatives au contrat, détails de paiement, données à caractère personnel fournies par les clients à cette fin.

Exécution du contrat conclu entre nous, art. 6, para. 1, clause 1, alinéa b du RGPD.

Tant que vous êtes un client

Livraison des produits que vous avez commandés

Coordonnées de contact

Exécution du contrat conclu entre nous, art. 6, para. 1, clause 1, alinéa b du RGPD.

Tant que vous êtes un client

Répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes

Toutes les données à caractère personnel que vous avez fournies

Exécution du contrat conclu entre nous art. 6, para. 1 clause. 1, alinéa b du RGPD ; Consentement, art. 6, para. 1, clause. 1, alinéa a du RGPD

Jusqu’à la conclusion de votre demande

Conclusion d’accords et correspondance commerciale

Toutes les informations fournies par vous en tant que représentant de notre client

Exécution du contrat conclu entre nous ou d’une relation contractuelle connexe, art. 6, para. 1, clause 1, alinéa b du RGPD.

6 ans après la fin d’une relation contractuelle ou 15 ans si vous avez prolongé la garantie.

Facturation, établissement de devis

Toutes les informations fournies par vous en tant que représentant de notre client

Exécution du contrat conclu entre nous ou d’une relation contractuelle connexe, art. 6, para. 1, clause 1, alinéa b du RGPD.

10 ans après la fin d’une relation contractuelle ou 15 ans si vous avez prolongé la garantie.

Maintenir et développer la relation client (CRM)

Toutes les informations fournies par vous en tant que représentant de notre client

Exécution du contrat conclu entre nous ou d’une relation contractuelle connexe, art. 6, para. 1, clause 1, alinéa b du RGPD, intérêt justifié art. 6, para. 1, clause 1, alinéa f du RGPD (le cas échéant, en liaison avec l’article 7, para. 3 de la loi sur la concurrence déloyale).

En tant que client : 6 ans après la fin d’une relation contractuelle ou 15 ans si vous avez prolongé la garantie.

 

En tant que prospect : jusqu’à ce que vous vous opposiez au traitement de vos données

7. Comment nous partageons vos données

Nous partageons vos données à caractère personnel avec les groupes de destinataires suivants :


Personnel : notre personnel a accès à vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour les tâches en question.


Sociétés du même groupe : dans le but de vous fournir des services.


Partenaires et revendeurs : afin de répondre à vos demandes concernant des produits et services qui ne sont pas fournis ou offerts directement par Sharp.


Services de livraison : afin de livrer les produits que vous avez commandés chez nous.

Nous ne divulguons aucun renseignement personnel, sauf dans les cas mentionnés ci-dessus. Nous pouvons fournir des renseignements statistiques et des analyses à d’autres tiers, mais nous nous assurons que ceux-ci sont agrégés et que personne ne peut être identifié avant de les transmettre.


Prestataires de services externes : Sharp fait appel à des prestataires de services externes afin, par exemple, de fournir les services informatiques et autres services de soutien administratif nécessaires au fonctionnement du site Web.


Autorités pénales et réglementaires : si et dans la mesure où nous sommes légalement obligés de divulguer et de transmettre vos informations personnelles.

8. Changements de propriété et de contrôle de l’entreprise

Nous pouvons transférer, vendre ou céder toute information décrite dans cette Politique de confidentialité à des tiers à la suite d’une vente, fusion, consolidation, changement de contrôle, transfert d’actif ou restructuration de notre entreprise. Si nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition ou une vente d’actifs, nous traiterons toujours vos données conformément à vos droits et libertés et conformément aux accords de confidentialité entre les parties.

9. Transfert de données à caractère personnel

Les informations collectées par HubSpot sont enregistrées sur les serveurs de HubSpot Inc. dans l’UE. Toutefois, un accès depuis les États-Unis ou un traitement aux États-Unis ne sont pas exclus. Par conséquent, conformément aux clauses contractuelles types définies par la Commission européenne, HubSpot est soumis aux exigences des lois européennes sur la protection des données, et l’avis de confidentialité correspondant est accessible sur le site Web du fournisseur tiers :
http://legal.hubspot.com/de/dpa.

Afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, nous transférons vos informations uniquement vers [un pays] hors de l’(Union européenne ou de l’espace économique européen, conformément au RGPD. Celui-ci requiert l’application d’une des conditions suivantes :

  • La Commission européenne a décidé que le pays offre un niveau de protection approprié à vos données à caractère personnel (décision d’adéquation).
  • Le transfert est soumis à des garanties légalement valables et opposables de la part du destinataire pour protéger les données à caractère personnel.
  • Le transfert est soumis à des règles d’entreprise contraignantes, ou
  • Le transfert est basé sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou sur des mesures de sécurité supplémentaires, le cas échéant, ou
  • Le transfert est basé sur une dérogation aux limites du RGPD pour le transfert de données à caractère personnel hors de l’UE.

Le tableau ci-dessous contient un aperçu des plus importants transferts de données à caractère personnel effectués par nous vers des pays situés en dehors de l’UE ou de l’EEE. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées citées à la section 2 pour obtenir une liste complète des transferts ou une copie des obligations contraignantes et exécutoires sur lesquelles nous nous appuyons pour le transfert sécurisé de vos données à caractère personnel.

Tiers/préparateurs de commandes/société du groupe

Catégories de données à caractère personnel transférées

Objet du transfert

Localisation du tiers

Conditions de transfert

Fournisseurs de services informatiques

Données à caractère personnel sur les clients et les prospects

Fourniture d’une solution de type
« Software-as-a-Service » (SaaS)

États-Unis d’Amérique

Clauses contractuelles standard pour la Commission européenne et garanties de sécurité avérées (par exemple, certification basée sur des normes internationalement reconnues, mesures techniques et organisationnelles spécialisées).

 

Section C) Vos droits à l’égard du traitement de vos données

10. Droits de la personne concernée (« vos droits »)

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos données à caractère personnel :


Droit d’être informé – signifie que vous avez le droit de savoir de notre part si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant et quelles données à caractère personnel vous concernant sont stockées (également connu sous le nom de droit d’accès pour la personne concernée). Vous avez la possibilité de recevoir une copie des données à caractère personnel que nous avons enregistrées à votre sujet et de vérifier que nous traitons ces données de manière légale.

Droit de rectification – signifie que vous avez le droit de modifier vos données ou de rectifier les données incomplètes ou incorrectes que nous avons enregistrées à votre sujet.


Droit à l’effacement – signifie que vous avez la possibilité d’être effacé de nos bases de données/systèmes à condition que l’objet de votre inclusion soit caduc et qu’il n’y ait pas d’autre raison importante pour nous de poursuivre le traitement, que vous puissiez révoquer votre consentement, que nous ayons enregistré vos données illégalement ou que nous devions supprimer vos données afin de nous conformer aux lois applicables en matière de protection des données.


Droit de restreindre le traitement – signifie la possibilité de restreindre ou de cesser le traitement de données à caractère personnel spécifiques.


Droit à la portabilité des données – signifie l’option de transférer vos données chez un autre fournisseur.

 

Droit d’opposition – signifie que, pour des raisons découlant de votre situation particulière, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel conformément à l’article 6, paragraphe 1, alinéa e ou f, il en va de même pour le profilage basé sur ces règlements. Nous ne traiterons alors plus les données à caractère personnel, à moins que nous puissions justifier de raisons impérieuses de propriété pour le traitement qui l’emportent sur vos intérêts, droits et libertés ou que le traitement serve à exercer ou à défendre des droits légaux.

Si des données à caractère personnel sont traitées afin d’exploiter la publicité directe, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant aux fins de cette publicité, ceci s’applique également au profilage lorsqu’il est lié à une telle publicité directe.

Si vous vous opposez au traitement à des fins de publicité directe, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel à cette fin.

Droit de révocation – si votre consentement est la base légale du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet immédiat. Si vous révoquez votre consentement, le traitement effectué par nous sur la base de votre consentement précédent ne devient pas illégal. Vous pouvez révoquer votre consentement en nous contactant. Voir également la section 2.

Afin d’exercer l’un des droits cités ici, veuillez nous contacter par e-mail.

  • Nous vous soutiendrons au mieux dans l’exercice de vos droits, bien que dans certains cas, il puisse être impossible d’exercer vos droits pour des raisons juridiques. Nous vous en informerons alors.
  • Toutes les demandes de votre part sont traitées immédiatement et toujours dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois si nécessaire, en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Vous serez informé d’une telle prolongation et des raisons qui la motivent dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
  • Si nous décidons de ne pas donner suite à votre demande, nous motiverons de cette décision.

Droit de déposer une plainte auprès de l’organisme de réglementation : si vous n’êtes pas d’accord avec une décision prise par nous concernant votre demande relative à vos droits ou si vous pensez que nous avons agi en violation des lois existantes sur la protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès d’un organisme de réglementation de l’UE. L’organisme de réglementation compétent pour Sharp est le suivant :

Ludwig-Erhard-Str 22, 7th floor

20459 Hambourg

Tél. : 040 / 428 54 - 4040

Fax : 040 / 428 54 - 4000

e-mail : mailbox@datenschutz.hamburg.de

Web : https://datenschutz-hamburg.de/

  • Vous pouvez trouver les informations vous permettant de faire valoir vos droits contre HubSpot Inc. à l’adresse suivante

https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

11. Mises à jour du présent avis

Nous mettrons à jour le présent avis sur la confidentialité et les cookies si cela est nécessaire afin de communiquer toute modification de notre traitement des données à caractère personnel sur une base transparente (par exemple, si nous introduisons de nouveaux systèmes ou processus qui nécessitent une nouvelle utilisation des données à caractère personnel) ou afin d’expliquer les informations contenues dans ces directives. Toute modification de ce type de notre part sera toujours conforme aux dispositions légales.

Nous vous recommandons de vérifier les mises à jour de cette directive de temps à autre, mais nous vous informerons également de manière proactive de toute modification de cette notice ou de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel si nous sommes légalement tenus de le faire.