Datenschutzerklärung zur Nutzung von HubSpot
Datenschutzerklärung der Sharp Electronics GmbH
Letzte Aktualisierung: September 2021
1: Einleitung
Bei der Sharp Electronics GmbH («wir», «uns», «Sharp») nehmen wir Ihre Privatsphäre sehr ernst. Die folgende Datenschutzerklärung stellt uns als Datenverantwortlichen vor, erklärt, welche Daten wir auf unseren Webseiten erfassen, wie und warum wir diese Daten erfassen und benennt Ihre Kontrollrechte bezüglich dieser Daten.
Als verantwortungsbewusstes Unternehmen haben wir umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, mit denen wir für einen maximal umfassenden Schutz personenbezogener Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sorgen, die über diese Webseite verarbeitet werden, damit wir so die Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO») und die jeweils landesspezifisch geltenden Datenschutzgesetze erfüllen. Trotzdem sind bei der Übertragung von Daten über das Internet generell Sicherheitslücken möglich, so dass eine absolute Sicherheit nicht garantiert werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, uns personenbezogene Daten über alternative Kanäle, z.B. am Telefon, zukommen zu lassen.
Abschnitt A) Sharp als Datenverantwortlicher
Abschnitt A) Sharp als Datenverantwortlicher
2. Name und Anschrift des Datenverantwortlichen
Datenverantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses mit uns & bzgl. der Nutzung des CRM des Anbieters HubSpot, Inc.:
Sharp Electronics GmbH, Nagelsweg 33-35, 20097 Hamburg, Deutschland
Telefon: +49-(0)40-2376-0
E-Mail: datenschutz.seg@sharp.eu
Datenverantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten über die Website https://www.hubspot.de/:
HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141 USA
E-Mail: hubspotgermany@hubspot.com
Telefon: +1 888 HUBSPOT. (+1 888 482 7768)
Wenn Sie Fragen über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch Sharp haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung:
2.1 Kontakt zu Datenschutzbelangen
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an uns:
E-Mail: dschott@intersoft-consulting.de
Abschnitt B) Wie und warum wir Ihre Daten verwenden
3. Erfassung personenbezogener Daten im HubSpot-CRM
Wir erfassen personenbezogene Daten, wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen von uns erwerben, uns direkt kontaktieren oder unsere Website www.sharp.de.
Folgende Daten werden in unserem HupSpot-CRM erfasst:
Vertragsdaten: Alle Daten, die im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung und Beendigung des Vertrags erfasst werden
Personenstammdaten/Kontaktdaten: Informationen, die es uns erlauben, Sie zu kontaktieren, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adressen, die mit Ihrem Account, Ihrer Bestellung oder Ihrer Anfrage verknüpft sind.
Newsletter-Abonnements & Werbewidersprüche
Daten i.V.m. Ihren Anfragen oder Beschwerden
4. Cookies auf HubSpot.com
Die Website www.hubspot.com nutzt «Cookies» und ähnliche Technologie zur Bereitstellung von Diensten und zur Erfassung von Informationen. Cookies sind kleine Textdateien, die über einen Internetbrowser auf einem Computersystem gespeichert werden.
Viele Internetseiten und Server verwenden Cookies. Sie enthalten sogenannte Cookie-IDs, also einen einzigartigen Identifikator eines Cookies. Er besteht aus einer Zeichenfolge, über den Internetseiten und Server mit dem spezifischen Internetbrowser verknüpft werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser des Nutzers von anderen Internetbrowsern zu unterscheiden, die andere Cookies enthalten. Ein spezifischer Internetbrowser kann anhand der einzigartigen Cookie-ID erkannt und identifiziert werden.
Durch den Einsatz von Cookies stellt HubSpot den Nutzern relevante Dienste und Content zur Verfügung, analysiert die Performance der Website und trackt Nutzerverhalten, um die Website entsprechend anpassen zu können.
Die folgenden Seiten enthalten detaillierte Informationen zu den auf hubspot.com verwendeten Cookies und den jeweiligen Einsatzzwecken:
https://knowledge.hubspot.com/reports/what-cookies-does-hubspot-set-in-a-visitor-s-browser
Näheres zu unserer Verwendung von Cookies auf unseren Websites und dazu, wie Sie Ihre Cookie-Einstellungen verwalten können, finden Sie in unserer Cookie Policy
Sie können entscheiden, ob Sie Cookies von HubSpot akzeptieren oder nicht. Sie können Ihre Cookies-Einstellungen verändern, indem Sie die in der Cookie-Richtlinie angegebenen Opt-out-Links anklicken.
5. Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder Kontaktformular
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular auf unserer Website www.sharp.de werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Soweit wir über unser Kontaktformular Eingaben abfragen, die nicht für eine Kontaktaufnahme erforderlich sind, haben wir diese stets als optional gekennzeichnet. Diese Angaben dienen uns zur Konkretisierung Ihrer Anfrage und zur verbesserten Abwicklung Ihres Anliegens. Eine Mitteilung dieser Angaben erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis und mit Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs.1 S.1 lit.a DSGVO. Soweit es sich hierbei um Angaben zu Kommunikationskanälen (beispielsweise E-Mail-Adresse, Telefonnummer) handelt, willigen Sie außerdem ein, dass wir Sie ggf. auch über diesen Kommunikationskanal kontaktieren, um Ihr Anliegen zu beantworten. Diese Einwilligung können Sie selbstverständlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Sofern sich Ihre Anfrage auf ein Vertragsverhältnis bezieht, ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art.6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO.
Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
6. Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung
Wir beschränken uns bei Erfassung personenbezogener Daten regelmäßig dahingehend, dass wir nur die zur Erfüllung gesetzlicher und geschäftlicher Verpflichtungen sowie für die Bereitstellung von Diensten notwendigen Daten erfassen. In bestimmten Fällen ist die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben (z.B. aufgrund der Steuergesetzgebung) oder für die Vertragserfüllung erforderlich. Die fehlende Bereitstellung von personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass ein Vertrag mit der betroffenen Person oder eine Dienstleistung für die betroffene Person nicht geschlossen bzw. erbracht werden kann.
Nachfolgend beschrieben sind:
- die Zwecke, für die wir personenbezogene Daten erfassen;
- die Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir für diese Zwecke verarbeiten;
- die rechtlichen Grundlagen, die uns eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten erlauben; und
- die Zeiträume, wie lang wir personenbezogene Daten aufbewahren.
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Zweck der Verarbeitung |
Kategorien der verarbeiteten Daten |
Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung |
Zeitraum der Datenspeicherung |
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Zur Erbringung unserer Dienstleistungen |
Personenstammdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten, vom Kunden zu diesem Zweck bereitgestellte, personenbezogene Daten |
Erfüllung des zwischen uns bestehenden Vertrags, Art.6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO |
Solange Sie ein Kunde sind |
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Lieferung von bestellten Produkten an Sie |
Kontaktdaten |
Erfüllung des zwischen uns bestehenden Vertrags, Art.6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO |
Solange Sie ein Kunde sind |
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Beantwortung von Anfragen oder Beschwerden |
Alle von Ihnen bereitgestellten, personenbezogenen Daten |
Erfüllung des zwischen uns bestehenden Vertrags, Art.6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO; Einwilligung, Art.6 Abs.1 S.1 lit.a DSGVO |
Bis zum Abschluss Ihrer Anfrage |
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Schließen von Vereinbarungen sowie Geschäftskorrespondenz |
Alle von Ihnen gemachten Angaben als Vertreter unseres Kunden |
Erfüllung des zwischen uns bestehenden Vertrags bzw. einer sich anbahnenden Vertragsbeziehung, Art.6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO |
6 Jahre nach Beendigung einer Vertragsbeziehung bzw. 15 Jahre falls Sie eine Garantieverlängerung erworben haben |
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Rechnungsstellung, Angebotserstellung |
Alle von Ihnen gemachten Angaben als Vertreter unseres Kunden |
Erfüllung des zwischen uns bestehenden Vertrags bzw. einer sich anbahnenden Vertragsbeziehung, Art.6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO |
10 Jahre nach Beendigung einer Vertragsbeziehung bzw. 15 Jahre falls Sie eine Garantieverlängerung erworben haben |
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Pflege und Weiterentwicklung der Kundenbeziehung (CRM) |
Alle von Ihnen gemachten Angaben als Vertreter unseres Kunden |
Erfüllung des zwischen uns bestehenden Vertrags bzw. einer sich anbahnenden Vertragsbeziehung, Art.6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO, berchtigtes Interesse, Art.6 Abs.1 S.1 lit.f DSGVO (ggf. i.V.m. § 7 Abs.3 UWG) |
Als Kunde: 6 Jahre nach Beendigung einer Vertragsbeziehung bzw. 15 Jahre falls Sie eine Garantieverlängerung erworben haben
Als Interessent: Bis Sie der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen |
7. Wie wir Ihre Daten teilen
Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten mit den folgenden Empfängergruppen:
Personal: Unser Personal hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die entsprechenden Aufgaben erforderlich ist.
Firmen, die zum gleichen Konzern wie wir gehören: Zum Zweck der Erbringung von Dienstleistungen für Sie.
Partner und Händler: Für die Zwecke der Beantwortung von Anfragen, die Sie über Produkte und Dienstleistungen haben, die nicht direkt von Sharp geliefert bzw. erbracht werden.
Spediteure: Um die von Ihnen bei uns bestellten Produkte auszuliefern.
Mit Ausnahme der obigen Darstellung legen wir keine personenbezogenen Daten offen. Möglicherweise stellen wir Dritten statistische Informationen und Analysen zur Verfügung, sorgen aber dafür, dass diese Informationen aggregiert sind und niemand mehr anhand dieser Informationen identifiziert werden kann, bevor wir sie offenlegen.
Externe Dienstleister: Sharp nutzt externe Dienstleister, um beispielsweise die Informationstechnologie und weitere administrative unterstützende Dienstleistungen für den Betrieb dieser Website bereitzustellen.
Strafverfolgungs- und Regulierungsbehörden: Wenn und soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben.
8. Änderungen der Eigentumsverhältnisse und der Kontrolle von Unternehmen
Wir können alle in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Informationen an Drittparteien übertragen, verkaufen oder abtreten, wenn dies aus einem Verkauf, einer Fusion, einer Konzernbildung, einem Kontrollwechsel, einer Übertragung von Vermögenswerten oder einer Umstrukturierung unseres Unternehmens resultiert. Wenn wir an einer Fusion, einem Erwerb oder Verkauf von Vermögenswerten beteiligt sind, werden wir Ihre Daten immer entsprechend Ihren Rechten und Freiheiten und gemäß der Vertraulichkeitsvereinbarungen zwischen den Parteien verarbeiten.
9. Übertragung personenbezogener Daten
Die von HubSpot gesammelten Informationen werden auf Servern von HubSpot Inc. in der EU gespeichert. Ein Zugriff aus bzw. eine Verarbeitung in den USA kann jedoch nicht ausgeschlossen werden. HubSpot hat sich deshalb unter Anwendung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission den Anforderungen des europäischen Datenschutzrechts unterworfen, die entsprechende Datenschutzvereinbarung kann auf der Internetseite des Drittanbieters abgerufen werden:
http://legal.hubspot.com/de/dpa.
Um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen, werden wir Ihre Informationen stets nur dann in [ein Land/Länder] außerhalb der EU oder des EWR übertragen, wenn wir dabei die DSGVO einhalten. Dafür muss eine der folgenden Bedingungen eingehalten werden:
- Die Europäische Kommission hat entschieden, dass in diesem Land ein adäquates Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten besteht (Angemessenheitsbeschluss);
- Die Übertragung unterliegt einer rechtlich verbindlichen und durchsetzbaren Verpflichtung zum Schutz der personenbezogenen Daten seitens des Empfängers;
- Die Übertragung unterliegt verbindlichen Konzernvorschriften (Binding Corporate Rules); oder
- Die Übertragung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, ggf. zuzüglich weiterer Schutzmaßnahmen oder
- Die Übertragung basiert auf einer sonstigen Ausnahme der DSGVO-Einschränkungen zur Übertragung von personenbezogenen Daten außerhalb der EU.
Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht zu den wichtigsten, von uns durchgeführten Übertragungen personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR. Für eine vollständige Liste der Übertragungen oder um eine Kopie der verbindlichen und durchsetzbaren Verpflichtungen zu erhalten, auf die wir uns bei der sicheren Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten verlassen, kontaktieren Sie uns bitte entsprechend der in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten.
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Dritte/Auftragsverarbeiter/Konzerngesellschaft |
Kategorien von personenbezogenen Daten, die übertragen werden |
Zweck der Übertragung |
Standort des Dritten |
Bedingungen für die Übertragung |
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IT Dienstleister |
Personenbezogene Daten von Kunden und Interessenten |
Bereitstellung einer Software-as a-Service-Lösung (SaaS) |
Vereinigte Staaten von Amerika |
Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und nachgewiesene Sicherheitsgarantien (bspw. Zertifizierungen nach international anerkannten Standards, spezielle technische und organisatorische Maßnahmen) |
Abschnitt C) Ihre Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer Daten
10. Rechte der betroffenen Person («von Ihnen»)
Gemäß DSGVO haben Sie die folgenden Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft – bedeutet, Sie haben das Recht von uns zu erfahren, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert sind (auch als Zugriffsrecht der betroffenen Person bekannt). Sie haben die Möglichkeit, eine Kopie der von uns über Sie gespeicherten, personenbezogenen Daten zu erhalten und zu überprüfen, ob wir diese Daten rechtmäßig verarbeiten.
Recht auf Korrektur – bedeutet, dass Sie die Möglichkeit haben, Ihre Daten zu ändern oder von uns über Sie gespeicherte, unvollständige oder falsche Daten zu korrigieren.
Recht auf Löschung – bedeutet die Möglichkeit, aus unseren Datenbanken/ Systemen entfernt zu werden, sofern der Zweck ihrer Erhebung entfallen ist und sonst kein wichtiger Grund besteht, aus dem wir die Verarbeitung fortsetzen müssen, Sie Ihre Zustimmung zurückziehen, wir Ihre Daten unrechtmäßig gespeichert haben oder wir Ihre Daten löschen sollten, um dem geltenden Datenschutzrecht zu entsprechen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – bedeutet die Möglichkeit, die Verarbeitung von bestimmten personenbezogenen Daten einzuschränken oder auszusetzen.
Recht auf Datenübertragung – bedeutet die Möglichkeit der Übertragung Ihrer Daten zu einem anderen Anbieter
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Recht auf Widerspruch – bedeutet, Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder soweit die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die personenbezogenen Daten von uns nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. |
Recht auf Widerruf - Wenn Ihre Einwilligung die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, wird dadurch die von uns auf Grundlage Ihrer bisher erteilten Einwilligung durchgeführte Verarbeitung nicht unrechtmäßig. Sie können Ihre Einwilligung widerrufen, indem Sie uns kontaktieren. Siehe hierzu Abschnitt 2.
Um eines Ihrer zuvor genannten Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail
- Wir unterstützen Sie nach besten Kräften bei der Ausübung Ihrer Rechte, in manchen Fällen stehen jedoch rechtliche Gründe einer Anfrage entgegen. Wir informieren Sie dann entsprechend.
- Alle von Ihnen gestellte Anfragen werden unverzüglich und in jedem Fall binnen eines Monats nach Erhalt Ihrer Anfrage bearbeitet. Dieser Zeitraum kann bei Bedarf und unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anfragen um zwei Monate verlängert werden. Über eine derartige Verlängerung werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage informieren und Ihnen die Gründe für die Verlängerung mitteilen.
- Sollten wir uns dazu entschließen, hinsichtlich Ihrer Anfrage nicht tätig zu werden, teilen wir Ihnen die Gründe für diesen Entschluss mit.
Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Wenn Sie mit einer von uns im Hinblick auf eine Rechte-Anfrage getroffene Entscheidung nicht einverstanden sind oder glauben, dass wir gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen haben, können Sie eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde in der EU einreichen. Die für Sharp zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG
20459 Hamburg
Tel.: 040 / 428 54 - 4040
Fax: 040 / 428 54 - 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Web: https://datenschutz-hamburg.de/
- Wie Sie Ihre Rechte gegenüber HubSpot, Inc. geltend machen können, erfahren Sie unter
11. Aktualisierungen dieser Erklärung
Wir werden diese Datenschutzerklärung & Cookie Richtlinie bei Bedarf aktualisieren, um etwaige Veränderungen in unserer Verarbeitung personenbezogener Daten transparent zu kommunizieren (z.B. wenn wir neue Systeme oder Prozesse einführen, die neue Formen der Verwendung personenbezogener Daten bedingen) oder um die in dieser Richtlinie enthaltenen Informationen zu erläutern. Derartige Änderungen unsererseits erfolgen stets gemäß gesetzlicher Vorgaben.
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie diese Richtlinie von Zeit zu Zeit auf Aktualisierungen prüfen, aber wir werden Sie auch aktiv über Änderungen an dieser Mitteilung oder der Art, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen, informieren, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.