Polityka prywatności dotycząca korzystania z HubSpot

Oświadczenie o ochronie prywatności firmy Sharp Electronics GmbH
Ostatnia aktualizacja: wrzesień 2021 r.

 

1. Wstęp

W Sharp Electronics GmbH („my”, „nas”, „Sharp”) traktujemy kwestie prywatności bardzo poważnie. W niniejszej polityce prywatności opisujemy swoją rolę jako administratora danych, wyjaśniamy, jakie dane gromadzimy na naszej stronie internetowej i w jaki sposób to robimy, a także dlaczego rejestrujemy te dane, a ponadto określamy Twoje prawa w odniesieniu do danych osobowych.

Jako odpowiedzialna organizacja wdrożyliśmy wiele środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia jak najpełniejszej ochrony przetwarzanych przez nas danych osobowych (np. imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu), aby spełnić wymogi rozporządzenia ogólnego o ochronie danych („RODO”) oraz krajowych przepisów dotyczących ochrony danych.
Jednak podczas przesyłania danych przez internet może się okazać, że zabezpieczenia nie są całkowicie niezawodne, co oznacza, że nie można zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa. W związku z tym użytkownicy mogą przekazywać nam dane osobowe alternatywnymi kanałami, np. przez telefon.

Część A) Sharp jako administrator danych

Część B) Jak i dlaczego przetwarzamy Twoje dane

Część C) Twoje prawa w odniesieniu do danych

Część A) Sharp jako administrator danych

2. Nazwa i adres administratora danych

Administratorem danych osobowych w związku z zawartą umową oraz z korzystaniem z CRM od dostawcy HubSpot, Inc.:
Sharp Electronics GmbH, Nagelsweg 33-35, 20097 Hamburg, Germany
+49(+49)0/40-2376
E-Mail: datenschutz.seg@sharp.eu
Administrator danych odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych za pośrednictwem strony internetowej https://www.hubspot.de/:
HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141 USA
E-Mail: hubspotgermany@hubspot.com
Telefon: +1 888 HUBSPOT. (+1 888 482 7768)
Prosimy o kontakt w razie jakichkolwiek pytań dotyczących wykorzystania Twoich danych osobowych przez Sharp.

 

2.1 Kontakt w sprawach ochrony danych

W przypadku pytań dotyczących ochrony danych prosimy o kontakt:
e-mail: dschott@intersoft-consulting.de

Część B) Jak i dlaczego przetwarzamy Twoje dane?

3.Rejestracja danych osobowych w HubSpot CRM

Rejestrujemy dane osobowe, kiedy kupujesz od nas produkty lub usługi, kontaktujesz się z nami bezpośrednio lub odwiedzasz naszą stronę internetową www.sharp.de.

W naszym HubSpot CRM rejestrowane są następujące dane:

Dane umowy: Wszystkie dane zarejestrowane w związku z zawarciem, realizacją i rozwiązaniem umowy

Podstawowe dane osobowe/dane kontaktowe: Informacje, które pozwalają nam się z Tobą skontaktować, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adresy powiązane z Twoim kontem, zamówieniem lub zapytaniem.

Subskrypcja newslettera i zastrzeżenia reklamowe
Dane związane ze przesłanymi przez Ciebie zapytaniami lub skargami

4. Pliki cookie na HubSpot.com

Strona www.hubspot.comwykorzystuje pliki cookie i podobne technologie do świadczenia usług i rejestrowania informacji. Pliki cookie to pliki tekstowe, które są zapisywane w systemie komputerowym za pośrednictwem przeglądarki internetowej.


Wiele witryn i serwerów używa plików cookie. Zawierają one tzw. ID plików cookie, które są ich unikalnymi identyfikatorami. Składają się z ciągu znaków, za pomocą których strony internetowe i serwery mogą zostać przypisane do konkretnej przeglądarki internetowej, w której zapisany jest plik cookie. Umożliwia to odwiedzanym witrynom i serwerom odróżnienie przeglądarki użytkownika od innych przeglądarek internetowych zawierających różne pliki cookie. Konkretną przeglądarkę internetową można rozpoznać i zidentyfikować za pomocą unikalnego identyfikatora pliku cookie.


Stosowanie plików cookies umożliwia HubSpot świadczenie usług i publikowanie treści, analizowanie wydajności serwisu oraz śledzenie zachowań użytkowników w celu odpowiedniego dostosowania witryny.


Poniższe strony zawierają szczegółowe informacje na temat plików cookie używanych na hubspot.com i celów, którym służą.


https://knowledge.hubspot.com/reports/what-cookies-does-hubspot-set-in-a-visitor-s-browser

Więcej informacji na temat korzystania z plików cookie na naszej stronie internetowej oraz sposobu zarządzania ustawieniami plików cookie można znaleźć w naszej Polityce dotyczącej plików cookie 

Możesz zdecydować, czy akceptujesz pliki cookie z HubSpot, czy też nie. Możesz zmienić ustawienia plików cookie, klikając na linki rezygnacji zamieszczone w polityce plików cookie.

5. Kontakt z nami pocztą elektroniczną lub za pomocą formularza kontaktowego

Kiedy kontaktujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej www.sharp.de,zapisujemy podane przez Ciebie dane (Twój adres e-mail, imię i nazwisko oraz numer telefonu, jeśli dotyczy), by móc odpowiedzieć na Twoje zapytanie. Jeśli w formularzu kontaktowym poprosimy o informacje, które nie są niezbędne do nawiązania kontaktu, informacje te zawsze są oznaczone jako opcjonalne. Dzięki nim Twoje zapytanie jest bardziej precyzyjne, a my możemy skuteczniej je przetworzyć. Podanie tych informacji jest całkowicie dobrowolne i odbywa się za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 ust. 1 lit. a RODO). Jeżeli są to informacje na temat kanałów komunikacji (np. adres e-mail, numer telefonu), wyrażasz również zgodę na kontakt z Tobą za pośrednictwem tych kanałów komunikacyjnych w celu uzyskania odpowiedzi na swoje zapytanie. Możesz oczywiście w każdej chwili wycofać tę zgodę, a wycofanie to będzie miało skutek na przyszłość. Nie wpływa to jednak na zgodność z prawem przetwarzania danych do czasu cofnięcia zgody. Jeżeli Twoje zapytanie dotyczy stosunku umownego, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 ust. 1 lit. b RODO.


Kiedy ich już nie potrzebujemy, dane zebrane w tym celu są usuwane lub, w przypadku ustawowego obowiązku przechowywania, są przetwarzane w ograniczonym zakresie.

6. Podstawa prawna przetwarzania

Rejestrując dane osobowe, ograniczamy się do danych, które są nam niezbędne w celu wypełnienia obowiązków ustawowych i biznesowych oraz świadczenia usług. W niektórych przypadkach podanie danych osobowych jest wymagane przez prawo (np. przez przepisy podatkowe) lub w celu wypełnienia zobowiązań umownych. Niepodanie danych osobowych uniemożliwiałoby zawarcie umowy lub świadczenie usługi na rzecz danej osoby.


Poniżej opisano:

  • cele, dla których rejestrujemy dane osobowe,
  • kategorie danych osobowych, które przetwarzamy w tych celach,
  • podstawy prawne przetwarzania dane osobowe, oraz
  • okresy przechowywania danych osobowych.

Cel przetwarzania

Kategorie przetwarzanych danych

Podstawa prawna przetwarzania

Okres przechowywania danych

W celu świadczenia przez nas usług

Podstawowe dane osobowe, dane kontaktowe, dane umowy, dane dotyczące płatności, dane osobowe podane przez klientów w tym celu.

Wykonanie zawartej pomiędzy nami umowy, art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b RODO.

Kiedy jesteś naszym klientem

Dostawa zamówionych produktów

Dane kontaktowe

Wykonanie zawartej między nami umowy, art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b RODO.

Kiedy jesteś naszym klientem

Odpowiadanie na zapytania lub skargi

Wszystkie podane przez Ciebie dane osobowe

Wykonanie zawartej między nami umowy, art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b RODO; Zgoda, art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. a RODO

Do momentu zamknięcia Twojego zapytania

Zawieranie umów i korespondencja handlowa

Wszystkie informacje podane przez Ciebie jako przedstawiciela naszego klienta

Wykonanie zawartej między nami umowy lub związanego z nią stosunku umownego, art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b RODO.

6 lat po rozwiązaniu stosunku umownego lub 15 lat w przypadku przedłużenia gwarancji

Fakturowanie, sporządzanie ofert cenowych

Wszystkie informacje podane przez Ciebie jako przedstawiciela naszego klienta

Wykonanie zawartej między nami umowy lub związanego z nią stosunku umownego, art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b RODO.

10 lat po rozwiązaniu stosunku umownego lub 15 lat w przypadku przedłużenia gwarancji

Utrzymywanie i rozwijanie relacji z klientem (CRM)

Wszystkie informacje podane przez Ciebie jako przedstawiciela naszego klienta

Wykonanie zawartej między nami umowy lub związanego z nią stosunku umownego, art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b RODO; Uzasadniony interes art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. f RODO (w stosownych przypadkach w związku z art. 7 ust. 3 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Unfair Competition Act).

Jako klient: 6 lat po rozwiązaniu stosunku umownego lub 15 lat w przypadku przedłużenia gwarancji

 

Jako potencjalny klient: Dopóki nie wniesiesz sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych

7. Jak udostępniamy Twoje dane

Twoje dane osobowe udostępniamy następującym grupom odbiorców:


Personelowi: Nasz personel ma dostęp do Twoich danych osobowych w zakresie, w jakim wymaga tego wykonywanie obowiązków zawodowych.


Spółkom należącym do tej samej grupy: W celu świadczenia usług na Twoją rzecz.


Partnerom i dystrybutorom: Aby odpowiedzieć na Twoje pytania dotyczące produktów i usług, które nie są dostarczane lub świadczone bezpośrednio przez firmę Sharp.


Kurierom: W celu dostarczenia zamówionych u nas produktów.

Nie ujawniamy żadnych danych osobowych z powyższymi wyjątkami. Możemy przekazywać informacje statystyczne i analizy stronom trzecim, ale zapewniamy, że podane informacje są zagregowane w sposób uniemożliwiający identyfikację na jej podstawie jakiejkolwiek osoby.


Zewnętrznym usługodawcom: Sharp korzysta z usług zewnętrznych usługodawców, m.in. w celu dostarczania technologii informatycznych i innych usług wsparcia administracyjnego niezbędnych do prowadzenia strony internetowej.


Organom dochodzeniowym i regulacyjnym: Jeśli jesteśmy prawnie zobowiązani do ujawnienia i przekazania Twoich danych osobowych i wyłącznie w określonym zakresie.

8. Zmiany własności i kontroli firmy

Możemy przenieść, sprzedać lub scedować wszystkie informacje określone w niniejszej polityce prywatności na osoby trzecie w następstwie sprzedaży, fuzji, utworzenia grupy, zmiany własności, przeniesienia majątku lub restrukturyzacji. W sytuacji fuzji, kupna lub sprzedaży zawsze będziemy przetwarzać dane z poszanowaniem Twoich praw oraz zgodnie z zawartymi pomiędzy stronami umowami o zachowaniu poufności.

9. Przekazywanie danych osobowych

Informacje gromadzone przez HubSpot są zapisywane na serwerach HubSpot Inc. w UE. Nie można jednak wykluczyć dostępu do nich lub przetwarzania ich w Stanach Zjednoczonych. W związku z tym, zgodnie ze standardowymi klauzulami umownymi określonymi przez Komisję Europejską, HubSpot podlega wymogom europejskiego prawa o ochronie danych, a odpowiednia informacja o ochronie prywatności jest dostępna na stronie internetowej dostawcy zewnętrznego: http://legal.hubspot.com/de/dpa.

Aby zagwarantować bezpieczeństwo Twoich danych osobowych, przekażemy Twoje dane do [kraju] spoza EUR lub EOG wyłącznie zgodne z RODO. Oznacza to, że musi być spełniony jeden z następujących warunków:

  • Komisja Europejska uznała, że kraj ten wdrożył instrumenty gwarantujące właściwy poziom bezpieczeństwa Twoich danych osobowych (decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony),
  • Przekazanie podlega prawnie wiążącemu, możliwemu do wyegzekwowania obowiązkowi ochrony danych osobowych po stronie odbiorcy.
  • Przeniesienie podlega wiążącym regułom korporacyjnym lub
  • Przekazanie odbywa się z zastosowaniem standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub, w stosownych przypadkach, dodatkowych środków bezpieczeństwa; lub
  • Przekazywanie odbywa się na podstawie innego wyjątku od ograniczeń nałożonych przez RODO i dotyczących przekazywania danych osobowych poza UE.

Poniższa tabela zawiera przegląd najważniejszych realizowanych przez nas transferów danych osobowych do krajów spoza UE lub EOG. Skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w Części 2., aby uzyskać pełną listę transferów lub kopię wiążących i egzekwowalnych zobowiązań, na których polegamy w celu bezpiecznego przekazania Twoich danych osobowych.

Strony trzecie/podmioty przetwarzające zamówienia/spółka należąca do grupy

Kategorie przekazywanych danych osobowych

Cel przeniesienia

Lokalizacja strony trzeciej

Warunki przeniesienia

Dostawcy usług IT

Dane osobowe klientów i potencjalnych klientów

Dostawy rozwiązań typu oprogramowanie jak usługa (Software-as-a-Service, SaaS)

Stany Zjednoczone Ameryki

Standardowe klauzule umowne dla Komisji Europejskiej oraz sprawdzone gwarancje bezpieczeństwa (np. certyfikacja w oparciu o międzynarodowe standardy, specjalistyczne środki techniczne i organizacyjne)

 

Część C) Twoje prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych

10. Prawa osoby, której dane dotyczą („Ty”)

Zgodnie z treścią RODO przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych:


Prawo do informacji – oznacza, że masz prawo dowiedzieć się od nas, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe i jakie dane osobowe o Tobie są przechowywane (znane również jako prawo dostępu osoby, której dane dotyczą). Masz możliwość otrzymania kopii danych osobowych, które Cię dotyczą i które przechowujemy w celu sprawdzenia, czy przetwarzamy te dane zgodnie z prawem.

Prawo do sprostowania – oznacza, że masz prawo do modyfikacji swoich danych oraz sprostowania niekompletnych lub nieprawidłowych danych, które przechowujemy.


Prawo do usunięcia – oznacza możliwość usunięcia danych z naszych baz danych/systemów, pod warunkiem, że cel przechowywania danych nie znajduje już uzasadnienia i nie ma innego ważnego powodu, abyśmy kontynuowali przetwarzanie, wycofałeś/-aś swoją zgodę, przechowujemy Twoje dane nielegalnie lub należy je usunąć, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.


Prawo do ograniczenia zakresu przetwarzania– oznacza możliwość ograniczenia lub zaprzestania przetwarzania określonych danych osobowych.


Prawo do przeniesienia danych – oznacza opcję przeniesienia danych na innego dostawcę.

 

Prawo do sprzeciwu– oznacza, że z przyczyn wynikających z Twojej szczególnej sytuacji masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. e lub f; to samo dotyczy profilowania w oparciu o treść tego rozporządzenia. W takiej sytuacji przestaniemy przetwarzać dane osobowe, chyba że będziemy w stanie powołać się na ważne przyczyny prawne przetwarzania, które przeważają nad Twoimi interesami, prawami i swobodami, lub kiedy przetwarzanie służy dochodzeniu roszczeń prawnych.

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby reklamy bezpośredniej, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Ciebie danych osobowych na potrzeby takiej reklamy. Dotyczy to również profilowania na potrzeby reklamy bezpośredniej tego typu.

Jeśli sprzeciwisz się przetwarzaniu do celów reklamy bezpośredniej, przestaniemy przetwarzać Twoje dane osobowe w tym celu.

Prawo do wycofania – Jeżeli Twoja zgoda jest podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz ją wycofać w dowolnym momencie i ze skutkiem natychmiastowym. Jeśli wycofasz swoją zgodę, przetwarzanie przeprowadzone przez nas na podstawie Twojej poprzedniej zgody nie stanie się niezgodne z prawem. Możesz odwołać swoją zgodę, kontaktując się z nami. Patrz także Część 2.

Aby skorzystać z jednego z wymienionych tutaj praw, skontaktuj się z nami pocztą elektroniczną.

  • Będziemy wspierać Cię najlepiej, jak potrafimy w dochodzeniu Twoich praw, chociaż w niektórych przypadkach dochodzenie Twoich praw może być niemożliwe z przyczyn prawnych, o czym w każdym przypadku zostaniesz przez nas poinformowany.
  • Wszelkie zapytania rozpatrujemy natychmiast, zawsze w ciągu jednego miesiąca. Okres ten może zostać przedłużony o dwa miesiące w zależności od złożoności i liczby zapytań. O takim przedłużeniu i jego przyczynach zostaniesz poinformowany w ciągu miesiąca od otrzymania zapytania.
  • Jeśli postanowimy nie podejmować działań na Twoją prośbę, przedstawimy Ci powody tej decyzji.

Prawo do złożenia skargi do organu regulacyjnego: Jeśli nie zgadzasz się z decyzją podjętą przez nas w sprawie zapytania dotyczącego Twoich praw lub uważasz, że działaliśmy z naruszeniem obowiązujących przepisów o ochronie danych, możesz złożyć skargę do właściwego organu regulacyjnego w UE. Organem regulacyjnym, któremu podlega firma Sharp jest:

Ludwig-Erhard-Str 22, 7th floor

20459 Hamburg

Tel.: 040 / 428 54 - 4040

Fax: 040 / 428 54 - 4000

E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Strona internetowa: https://datenschutz-hamburg.de/

  • Możesz dowiedzieć się, jak dochodzić swoich praw przeciwko HubSpot Inc. na stronie

https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

11. Aktualizacje niniejszego powiadomienia

W razie potrzeby zaktualizujemy niniejszą informację o prywatności i plikach cookie, aby w przejrzysty sposób informować o wszelkich zmianach w przetwarzaniu danych osobowych (np. jeśli wprowadzimy nowe systemy lub procesy, które wymagają wykorzystania danych osobowych w nowy sposób) lub w celu wyjaśnienie informacji zawartych w niniejszych wytycznych. Wszelkie dokonywane przez nas zmiany tego rodzaju zawsze będą zgodne z przepisami.

Zalecamy, aby co pewien czas sprawdzać niniejsze wytyczne pod kątem aktualizacji, ale będziemy również proaktywnie informować Cię o wszelkich zmianach w naszej polityce oraz o sposobach wykorzystywania Twoich danych osobowych, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.