Verklaring inzake gegevensbescherming voor het gebruik van HubSpot

Verklaring inzake gegevensbescherming van Sharp Electronics GmbH
Laatste update: september 2021

 

1: Inleiding

Bij Sharp Electronics GmbH ("wij", "ons", "Sharp") nemen wij privacy en gegevensbescherming zeer serieus. In deze verklaring inzake gegevensbescherming worden wij als verwerkingsverantwoordelijke gepresenteerd, wordt uitgelegd welke gegevens wij op onze website verzamelen en hoe en waarom wij deze gegevens vastleggen. Ook lichten we toe uw rechten met betrekking tot deze gegevensverwerking zijn.
Als verantwoordelijke onderneming hebben wij uitgebreide technische en organisatorische maatregelen getroffen om een maximale bescherming van de via deze website verwerkte persoonsgegevens (bijv. naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) te waarborgen, teneinde te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") en de desbetreffende nationale wetten inzake gegevensbescherming. Bij de overdracht van gegevens via het internet zijn echter veiligheidshiaten mogelijk, waardoor wij absolute veiligheid niet kunnen garanderen. Daarom hebben alle betrokken personen het recht om persoonsgegevens via alternatieve kanalen, bijvoorbeeld telefonisch, aan ons mee te delen.

Sectie A) Sharp als verwerkingsverantwoordelijke

Sectie B) Hoe en waarom wij uw gegevens verwerken

Sectie C) Uw rechten met betrekking tot de gegevens

Sectie A) Sharp als verwerkingsverantwoordelijke

2. Naam en adres van de voor de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de contractuele relatie en met betrekking tot het gebruik van de CRM van provider HubSpot, Inc:
Sharp Electronics GmbH, Nagelsweg 33-35, 20097 Hamburg, Duitsland
Telefoon: +49-(0)40-2376-0
E-mailadres: datenschutz.seg@sharp.eu
Verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens via de website https://www.hubspot.de/:
HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141 USA
E-mailadres: hubspotgermany@hubspot.com
Telefoon: +1 888 HUBSPOT. (+1 888 482 7768)
Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u vragen hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens door Sharp.

 

2.1 Contactpersoon voor kwesties inzake gegevensbescherming

Mocht u vragen hebben over gegevensbescherming, neem dan contact met ons op via:
E-mailadres: dschott@intersoft-consulting.de 

Sectie B) Hoe en waarom wij uw gegevens verwerken

3. Het vastleggen van persoonsgegevens in HubSpot CRM

Wij registreren persoonsgegevens als u producten of diensten van ons koopt, rechtstreeks contact met ons opneemt of onze websitee www.sharp.de bezoekt.

De volgende gegevens worden geregistreerd in pms HubSpot-CRM:


Contractgegevens: alle gegevens die worden geregistreerd in verband met de totstandkoming, uitvoering en beëindiging van het contract


Persoonsgegevens/contactgegevens: informatie die ons in staat stelt contact met u op te nemen. Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, telefoonnummer en adressen gekoppeld aan uw account, uw bestelling of uw vraag.


Aanmelding voor de nieuwsbrief en bezwaren tegen reclame
Gegevens in verband met uw vragen of klachten

4. Cookies op HubSpot.com

De website www.hubspot.com maakt gebruik van "cookies" en soortgelijke technologieën om diensten te verlenen en informatie op te slaan. Cookies zijn tekstbestanden die via een internetbrowser op een computersysteem worden opgeslagen.


Veel websites en servers maken gebruik van cookies. Deze bevatten zogeheten cookie-ID's, wat unieke cookie-identificaties zijn. Deze cookie-ID's bestaan uit een reeks tekens waarmee websites en servers toegewezen kunnen worden aan de specifieke internetbrowser waarin de cookie is opgeslagen. Hierdoor kunnen de bezochte websites en servers de individuele browser van de gebruiker onderscheiden van andere internetbrowsers die andere cookies bevatten. Een specifieke internetbrowser kan herkend en geïdentificeerd worden aan de hand van de unieke cookie-ID.


Het gebruik van cookies stelt HubSpot in staat om relevante diensten en inhoud te leveren, de prestaties van de website te analyseren en het gebruikersgedrag te volgen om de website dienovereenkomstig aan te passen.


De volgende pagina's bevatten gedetailleerde informatie over de cookies die gebruikt worden op hubspot.com en hun relevante doeleinden.


https://knowledge.hubspot.com/reports/what-cookies-does-hubspot-set-in-a-visitor-s-browser

U vindt meer informatie over ons gebruik van cookies op onze website en over hoe u uw cookie-instellingen kunt beheren in ons Cookiebeleid. 

U kunt zelf beslissen of u cookies van HubSpot al dan niet accepteert. U kunt uw cookie-instellingen wijzigen door te klikken op de opt-outlinks in het cookiebeleid.

5. Contact opnemen via e-mail of het contactformulier

Als u per e-mail of via het contactformulier op onze website www.sharp.de contact met ons opneemt ,dan slaan wij de door u verstrekte gegevens (uw e-mailadres, uw naam en eventueel uw telefoonnummer) op om op uw vraag te kunnen reageren. Indien wij via ons contactformulier om informatie vragen die voor ons niet vereist is om contact op te nemen, dan wordt deze altijd als optioneel gemarkeerd. Met deze informatie voegt u details toe aan uw vraag, wat ons weer helpt om dit beter te verwerken. Deze informatie verstrekt u volledig op vrijwillige basis en met uw toestemming, conform artikel 6, lid 1, zin 1 onder a) van de AVG. Als het gegevens betreft over communicatiekanalen (bijv. e-mailadres, telefoonnummer), dan stemt u er ook mee in dat wij via deze communicatiekanalen contact met u opnemen om op uw vraag te reageren. U kunt deze toestemming uiteraard te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking voorafgaand aan de intrekking van de toestemming. Als uw vraag betrekking heeft op een contractuele relatie, dan is de rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking artikel 6, lid 1, zin 1 onder b) van de AVG.


Wanneer wij deze niet langer hoeven te bewaren, worden de voor dit doel verzamelde gegevens gewist. Indien er sprake is van wettelijke bewaarplichten, dan wordt de verwerking van deze gegevens beperkt.

6. Rechtsgrondslag voor de verwerking

Bij de registratie van persoonsgegevens beperken wij ons tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de vervulling van wettelijke en zakelijke verplichtingen en de levering van diensten. In bepaalde gevallen is het verstrekken van persoonsgegevens wettelijk verplicht (bijv. op grond van de belastingwetgeving) of voor het nakomen van contractuele verplichtingen. Het niet verstrekken van persoonsgegevens zou betekenen dat er geen contract kan worden gesloten met of geen dienst kan worden verleend aan de betrokken persoon.


Hieronder wordt het volgende beschreven:

  • de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens registreren,
  • de categorieën persoonsgegevens die wij voor deze doeleinden verwerken,
  • de rechtsgrondslagen op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken, en
  • de perioden gedurende welke wij persoonsgegevens bewaren.

Doel van de verwerking

Categorieën van verwerkte persoonsgegevens

Rechtsgrondslag voor de verwerking

Bewaartermijn van de gegevens

Om onze diensten te verlenen

De belangrijkste persoonsgegevens, contactgegevens, contractgegevens, betalingsgegevens, door klanten voor dit doel verstrekte persoonsgegevens.

Nakoming van het tussen ons gesloten contract, artikel 6, lid 1, zin 1 onder b) van de AVG.

Zolang u klant bent

Levering van door u bestelde producten

Contactgegevens

Nakoming van het tussen ons gesloten contract, artikel 6, lid 1, zin 1 onder b) van de AVG.

Zolang u klant bent

Reageren op vragen of klachten

Alle door u verstrekte persoonsgegevens

Nakoming van het tussen ons gesloten contract, artikel 6, lid 1, zin 1, onder b) van de AVG; toestemming, artikel 6, lid 1, zin 1, onder a) van de AVG

Tot de afronding van uw vraag

Sluiting van contracten en zakelijke correspondentie

Alle informatie die u als vertegenwoordiger van onze klant verstrekt

Nakoming van het tussen ons gesloten contract of een gerelateerde contractuele relatie, artikel 6, lid 1, zin 1 onder b) van de AVG.

6 jaar na de beëindiging van een contractuele relatie of 15 jaar indien u de garantie heeft verlengd.

Facturering, het opstellen van offertes

Alle informatie die u als vertegenwoordiger van onze klant verstrekt

Nakoming van het tussen ons gesloten contract of een gerelateerde contractuele relatie, artikel 6, lid 1, zin 1 onder b) van de AVG.

10 jaar na de beëindiging van een contractuele relatie of 15 jaar indien u de garantie heeft verlengd.

Het onderhouden en ontwikkelen van de klantenrelatie (CRM)

Alle informatie die u als vertegenwoordiger van onze klant verstrekt

Nakoming van het tussen ons gesloten contract of een gerelateerde contractuele relatie, artikel 6, lid 1, zin 1 onder b) van de AVG, gerechtvaardigd belang artikel 6, lid 1, zin 1, onder f) van de AVG (indien van toepassing, in combinatie met artikel 7, lid 3 van de Wet op Oneerlijke Concurrentie).

Als klant: 6 jaar na de beëindiging van een contractuele relatie of 15 jaar indien u de garantie heeft verlengd.

 

Als prospect: totdat u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens

7. Aan wie wij uw gegevens doorgeven

Wij geven uw persoonsgegevens door aan de volgende ontvangers:


Personeel: ons personeel heeft toegang tot uw persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor de betreffende taken.


Bedrijven binnen dezelfde groep: om diensten voor u te verrichten.


Partners en dealers: om uw vragen te beantwoorden over producten en diensten die Sharp niet rechtstreeks verstrekt of levert.


Koeriers: om de producten te leveren die u bij ons heeft besteld.

Met de bovenstaande uitzondering maken wij geen persoonsgegevens bekend. Wij kunnen statistische informatie en analyses aan derden verstrekken, maar wij zorgen ervoor dat deze informatie geaggregeerd is en dat niemand op basis van deze informatie geïdentificeerd kan worden voordat wij dit bekendmaken.


Externe dienstverleners: Sharp maakt gebruik van externe dienstverleners om bijvoorbeeld de informatietechnologie en andere administratieve ondersteuningsdiensten voor de exploitatie van de website te leveren.


Strafrechtelijke opsporings: en reguleringsautoriteiten: indien en voor zover wij wettelijk verplicht zijn uw persoonsgegevens bekend te maken en door te geven.

8. Veranderingen van eigendom en zeggenschap over de onderneming

Wij kunnen alle informatie die we in deze verklaring inzake gegevensbescherming vermelden, doorgeven, verkopen of afstaan aan derden indien dit gebeurt ten gevolge van een verkoop, een fusie, de vorming van een groep, een verandering van eigendom, een overdracht van activa of een reorganisatie. Indien wij betrokken zijn bij een fusie, een aankoop of een verkoop, dan zullen wij uw gegevens altijd verwerken in overeenstemming met uw rechten en vrijheden en in overeenstemming met de geheimhoudingsovereenkomsten die tussen de partijen van kracht zijn.

9. Doorgifte van persoonsgegevens

De door HubSpot verzamelde informatie wordt opgeslagen op servers van HubSpot Inc. in de EU. Toegang vanuit of verwerking in de VS is echter niet uit te sluiten. Daarom is HubSpot, in overeenstemming met de door de EU-Commissie gedefinieerde standaardcontractbepalingen, onderworpen aan de eisen van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. De relevante verklaring inzake gegevensbescherming kan geraadpleegd worden op de website van de externe provider:
http://legal.hubspot.com/de/dpa.

Om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij uw gegevens alleen doorgeven [aan een land] buiten de EUR of de EER als dit in overeenstemming is met de AVG. Dit betekent dat aan één van de volgende voorwaarden moet zijn voldaan:

  • De Europese Commissie heeft besloten dat dit land een passend beveiligingsniveau biedt voor uw persoonsgegevens (adequaatheidsbesluit),
  • De doorgifte is onderworpen aan een juridisch bindende, afdwingbare verplichting tot bescherming van de persoonsgegevens door de ontvanger.
  • De doorgifte is onderworpen aan bindende bedrijfsvoorschriften, of
  • De doorgifte is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de EU-Commissie of aanvullende veiligheidsmaatregelen, indien van toepassing, of
  • De doorgifte is gebaseerd op een andere uitzondering op de AVG-beperkingen inzake de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU.

De onderstaande tabel bevat een overzicht van de belangrijkste doorgiften van persoonsgegevens die wij verrichten aan landen buiten de EU of de EER. Neem contact met ons op via de contactgegevens in Sectie 2 voor een volledige lijst van doorgiften of een kopie van de bindende en afdwingbare verplichtingen waarop wij ons beroepen voor de veilige doorgifte van uw persoonsgegevens.

Derde partijen/verwerkers/groepsmaatschappij

Categorieën van doorgegeven persoonsgegevens

Doel van de doorgifte

Locatie van de derde partij

Voorwaarden voor de doorgifte

IT-dienstverleners

Persoonsgegevens van klanten en prospects

Aanbieden van een SaaS-oplossing (Software-as-a-Service)

Verenigde Staten van Amerika

Standaardcontractbepalingen van de EU-Commissie en bewezen veiligheidsgaranties (bijv. certificering op basis van internationaal erkende normen, gespecialiseerde technische en organisatorische maatregelen)

 

Sectie C) Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw gegevens

10. Rechten van de betrokkene ("van u")

In overeenstemming met de AVG hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:


Recht op informatie - betekent dat u het recht hebt om van ons te vernemen of wij uw persoonsgegevens verwerken en welke persoonsgegevens van u zijn opgeslagen (ook bekend als het recht van toegang voor de betrokkene). U hebt de mogelijkheid om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen en om te controleren of wij deze gegevens rechtmatig verwerken.

Recht op rectificatie - betekent dat u het recht hebt om uw gegevens te wijzigen of onvolledige of onjuiste gegevens die wij over u hebben opgeslagen, te rectificeren.


Recht op wissing - betekent dat u de mogelijkheid hebt om uit onze databases/systemen te worden verwijderd, mits het doel van uw registratie niet langer geldig is en er geen andere belangrijke reden voor ons is om de verwerking voort te zetten, of als u uw toestemming wilt intrekken, wij uw gegevens onrechtmatig hebben opgeslagen of wij uw gegevens moeten wissen om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.


Recht op beperking van de verwerking - betekent de mogelijkheid om de verwerking van specifieke persoonsgegevens te beperken of stop te zetten.


Recht op overdraagbaarheid van de gegevens - betekent de mogelijkheid om uw gegevens over te dragen aan een andere aanbieder.

 

Recht van bezwaar - betekent dat u, om redenen die voortvloeien uit uw bijzondere situatie, te allen tijde het recht hebt om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met artikel 6, lid 1, onder e) of f) van de AVG. Hetzelfde geldt voor profilering op basis van deze verordeningen. Wij zullen de persoonsgegevens dan niet meer verwerken, tenzij wij kunnen aantonen dat er dringende zakelijke redenen voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien de verwerking dient om rechtsvorderingen geldend te maken of te verdedigen.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op het voeren van directe reclame, hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de u betreffende persoonsgegevens ten behoeve van dergelijke reclame. Dit geldt ook voor profilering voor zover deze betrekking heeft op dit soort directe reclame.

Indien u bezwaar maakt tegen verwerking voor doeleinden van directe reclame, dan zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor dit doel verwerken.

Recht op herroeping - indien uw toestemming de rechtsgrondslag is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u uw toestemming te allen tijde met onmiddellijke ingang intrekken. Als u uw toestemming intrekt, dam wordt de verwerking die wij op basis van uw eerdere toestemming hebben uitgevoerd, niet onwettig. U kunt uw toestemming intrekken door contact met ons op te nemen. Zie ook Sectie 2.

Om één van de hier genoemde rechten uit te oefenen, neemt u per e-mail contact us met ons opnemen.

  • Wij zullen u zo goed mogelijk bijstaan bij het uitoefenen van uw rechten, hoewel het in sommige gevallen om juridische redenen niet mogelijk zal zijn uw rechten uit te oefenen. In dat geval zullen wij u daarvan in kennis stellen.
  • Alle uw verzoeken worden onmiddellijk en altijd binnen een maand verwerkt. Deze termijn kan naar behoefte met twee maanden worden verlengd op basis van de complexiteit en het aantal verzoeken. Over een dergelijke verlenging en de redenen daarvoor wordt u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek geïnformeerd.
  • Als wij besluiten geen gevolg te geven aan uw verzoek, dan zullen wij u de redenen voor dit besluit meedelen.

Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende instantie: als u het niet eens bent met een door ons genomen besluit over uw onderzoek met betrekking tot uw rechten of als u van mening bent dat wij in strijd met de bestaande wetgeving inzake gegevensbescherming hebben gehandeld, dan kunt u een klacht indienen bij een regelgevende instantie in de EU. De regelgevende instantie die verantwoordelijk is voor Sharp is:

Ludwig-Erhard-Str 22, 7th floor

20459 Hamburg

Tel.: 040 / 428 54 - 4040

Fax: 040 / 428 54 - 4000

E-mailadres: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Web: https://datenschutz-hamburg.de/

  • U kunt erachter komen hoe u uw rechten tegen HubSpot Inc. kunt doen gelden op

https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

11. Updates van deze verklaring

Wij zullen deze verklaring inzake gegevensbescherming en de informatie over cookies zo nodig bijwerken om eventuele wijzigingen in onze verwerking van persoonsgegevens op transparante wijze door te geven (bijvoorbeeld als wij nieuwe systemen of processen introduceren waarbij persoonsgegevens op nieuwe manieren moeten worden gebruikt) of om de informatie in deze richtlijnen toe te lichten. Dergelijke wijzigingen van onze kant zullen altijd in overeenstemming zijn met de wettelijke voorschriften.

Wij raden u aan deze richtlijn van tijd tot tijd op updates te controleren. Wij zullen u echter ook proactief op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen in deze verklaring of in de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.